Jasa Penyelenggara Acara(EO)
Click image for Gallery
-
- Merek: Seminar
- Minimal Order: 1 Paket
- Stok: 5 Paket
- Ketersediaan: In Stock
- Ongkos Kirim dan PPh: Sudah Termasuk
- Jenis Produk: PDN
- Nilai TKDN (%):
- Rp100.000.000 / Paket
Jasa Penyelenggara Acara (Event Organizer) dengan jumlah peserta ±120 orang.
Ruang Lingkup Pekerjaan EO
Tahap Pra-Acara
a. Koordinasi teknis dengan penanggung jawab kegiatan (PIC) terkait konsep, rundown, dan kebutuhan khusus kegiatan.
b. Menyusun dan mengajukan:
c. Draft rundown acara lengkap (registrasi, pembukaan, sesi materi, diskusi, penutupan).
d. Layout ruangan (posisi panggung, kursi peserta, meja registrasi, meja sound system, photo booth bila diperlukan).
e. Melakukan survey lokasi (jika venue disediakan oleh penyelenggara) atau mengusulkan beberapa opsi venue (jika diminta).
f. Menyusun kebutuhan teknis (sound system, LCD/LED, meja kursi, backdrop, dokumentasi, konsumsi, dll.) dan memastikan ketersediaannya pada hari-H.
g. Menyusun dan mengelola pendaftaran peserta (jika diminta), baik offline maupun online (form pendaftaran).
Tahap Pelaksanaan (Hari-H)
a. Menyediakan tim lapangan yang memadai (koordinator lapangan, MC, operator sound & multimedia, dokumentasi, usher/LO).
b. Mengelola registrasi peserta di tempat, termasuk:
c. Meja registrasi dengan minimal 2–3 petugas.
d. Daftar hadir, name tag, dan kit peserta (bila disepakati).
e. Mengatur alur acara sesuai rundown, termasuk:
f. Pembukaan, menyanyikan lagu Indonesia Raya (bila diperlukan), sambutan, sesi materi, tanya jawab, dan penutupan.
g. Manajemen waktu sesi pembicara dan moderator.
h. Menjamin kualitas audio-visual selama acara:
i. Mikrofon berfungsi baik (wireless/cabled).
j. Slide presentasi narasumber dapat ditampilkan jelas.
k. Rekaman video/audio (jika diminta).
l. Mengelola konsumsi peserta dan narasumber (snack/coffee break dan/atau makan siang) untuk 120 orang, termasuk penataan dan kebersihan area konsumsi.
m. Menjaga kebersihan dan kenyamanan ruangan, termasuk koordinasi dengan pengelola gedung.
n. Mengelola protokoler narasumber (LO narasumber, pengaturan tempat duduk, kebutuhan khusus narasumber).
Tahap Pasca-Acara
a. Menyerahkan dokumentasi acara (foto dan/atau video) dalam bentuk file digital.
b. Menyerahkan laporan singkat pelaksanaan (minimal berisi rundown final, jumlah peserta hadir, evaluasi teknis singkat).
c. Menyerahkan materi paparan narasumber (jika diizinkan) untuk arsip penyelenggara.
d. Memastikan seluruh peralatan yang digunakan telah dibongkar dan area kegiatan dikembalikan dalam kondisi rapi.
4. Spesifikasi Teknis Kegiatan
1. Peserta dan Narasumber
2. Perkiraan peserta: 120 orang.
3. Narasumber: 2–4 orang (dapat disesuaikan).
4. Moderator: 1 orang (disediakan EO atau penyelenggara, sesuai kesepakatan).
Venue / Ruangan
EO (atau bekerja sama dengan pengelola gedung) memastikan:
- Kapasitas ruangan memadai untuk minimal 120 peserta dengan pengaturan kursi theater style / kelas (disepakati kemudian).
Tersedia:
a. Panggung depan atau area presentasi.
b. Meja dan kursi untuk narasumber & moderator.
c. Meja untuk registrasi dan meja untuk konsumsi/snack.
Ruangan memiliki:
- Pendingin ruangan (AC) yang berfungsi baik.
- Akses listrik yang cukup untuk perangkat sound, proyektor/LED, dan peralatan lain.
- Akses toilet yang memadai.
Catatan: Venue dapat disediakan oleh penyelenggara atau difasilitasi EO sesuai kesepakatan dan skema penawaran.
Peralatan Audio-Visual
Sound system untuk ruangan 120 orang, terdiri dari:
2 speaker aktif.
1 mixer audio.
Minimal 2 mikrofon wireless dan 1 mikrofon kabel (cadangan).
Perangkat display materi, berupa:
1 unit proyektor dengan layar (screen) ukuran minimal 2x3 m, atau
1 unit LED screen dengan ukuran proporsional ruangan (jika termasuk dalam paket).
Laptop/PC untuk presentasi dengan kabel penghubung yang diperlukan (HDMI/VGA).
Pointer presentasi dan clicker.
Backup listrik (jika memungkinkan) dan kabel roll/power extension yang cukup.
Dekorasi dan Branding
- Backdrop utama di area panggung dengan desain sesuai tema:
- Standing banner/roll banner (jumlah disesuaikan) untuk area pintu masuk dan dekat panggung.
- Signage sederhana (petunjuk ruangan, registrasi, toilet) untuk memudahkan peserta.
Photo corner / spot dokumentasi (opsional, bila diinginkan).
Konsumsi
EO menyediakan konsumsi untuk minimal 120 peserta + narasumber + panitia, terdiri dari:
Coffee break / snack box 1–2 kali (disesuaikan rundown).
Makan siang (jika termasuk dalam paket) dengan menu yang layak dan higienis.
Air mineral tersedia sepanjang acara.
Spesifikasi konsumsi (jumlah, frekuensi, dan varian menu)
Dokumentasi
- Fotografer untuk mengabadikan momen penting acara (pembukaan, sesi narasumber, peserta, penutupan).
- Videografer (jika diminta) untuk perekaman dokumentasi seminar.
- Hasil dokumentasi diserahkan dalam bentuk:
a. File foto (format JPEG/PNG, resolusi tinggi).
b. File video (format MP4 atau sejenis), bila ada.
c. Semua file dokumentasi diserahkan maksimal H+7 setelah acara melalui link unduhan/cloud storage.
SDM dan Tim EO
susunan tim EO:
Project Manager / Penanggung Jawab: 1 orang.
Koordinator Lapangan: 1 orang.
Master of Ceremony (MC): 1 orang (berpengalaman, berbahasa Indonesia baku dan komunikatif).
Operator Sound & Multimedia: 1–2 orang.
Tim Dokumentasi: 1–2 orang.
Usher / LO: 3–4 orang untuk membantu registrasi, pengaturan peserta, dan protokoler narasumber.
Durasi dan Waktu Pelaksanaan
Durasi acara pada hari-H: ±4–6 jam (misalnya pukul 08.00–14.00 WITA atau sesuai kesepakatan).
EO mulai persiapan teknis minimal H-1 (instalasi peralatan, setting ruangan).
EO hadir di lokasi minimal 2 jam sebelum acara dimulai pada hari-H.
Serah terima:
- File dokumentasi foto/video.
- Laporan singkat pelaksanaan acara.
- Daftar hadir peserta .
Produk Sejenis
